Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können und ab 2027 beziehungsweise 2028 auch versenden. Diese Regelung betrifft alle inländischen Geschäftsvorgänge zwischen Unternehmen. Die rechtzeitige Implementierung geeigneter Software ist entscheidend für die Compliance.
Bedeutung für die Buchhaltung
Die Einführung der E-Rechnung verändert die Buchhaltung (https://buchhaltungs-leitfaden.de/) grundlegend. Unternehmen benötigen Systeme, die strukturierte Datenformate verarbeiten können. Die Buchhaltung profitiert von automatisierten Prozessen: Rechnungsdaten werden direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen, manuelle Eingaben entfallen weitgehend. Dies reduziert Fehlerquoten und beschleunigt die Bearbeitung erheblich. Medienbrüche zwischen Rechnungseingang und Verbuchung gehören der Vergangenheit an. Die digitale Archivierung erfolgt GoBD-konform. Prüfpfade werden automatisch dokumentiert. Moderne Buchhaltungssoftware verbindet E-Rechnungsempfang, Verarbeitung und Finanzbuchhaltung in einem System. Dadurch entstehen durchgängige digitale Workflows von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung.
Welche Software für E-Rechnung?
Welche Software für E-Rechnung sich eignet, hängt von Unternehmensgröße und Anforderungen ab. Die Software muss mindestens eines der zugelassenen Formate unterstützen: XRechnung oder ZUGFeRD. XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format nach EU-Norm EN 16931. ZUGFeRD kombiniert PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten und bietet dadurch Lesbarkeit für Menschen und Maschinenverarbeitbarkeit.
Folgende Softwarekategorien kommen in Betracht:
- Cloud-basierte Buchhaltungslösungen mit integrierter E-Rechnungsfunktion für kleine und mittlere Unternehmen
- ERP-Systeme mit E-Rechnungsmodulen für größere Organisationen mit komplexen Geschäftsprozessen
- Spezialisierte E-Rechnungsplattformen, die sich in bestehende Systeme integrieren lassen
- Open-Source-Lösungen für technisch versierte Anwender mit individuellen Anpassungswünschen
Bei der Auswahl sind folgende Kriterien entscheidend: vollständige Formatunterstützung, automatische Validierung der Rechnungen, nahtlose Integration in bestehende Systeme, Skalierbarkeit, benutzerfreundliche Oberfläche und zuverlässiger Support. Die Software sollte Updates gewährleisten, um regulatorische Änderungen abzubilden.
Technische Anforderungen und Formate
E-Rechnungen müssen strukturierte Daten in maschinenlesbarer Form enthalten. Das unterscheidet sie von PDF-Rechnungen, die lediglich eingescannt wurden. Die beiden Hauptformate unterscheiden sich in ihrer technischen Umsetzung erheblich.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Format | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Lesbarkeit | Nur mit Software | PDF direkt lesbar |
| Dateigröße | Klein | Größer durch PDF |
| Verbreitung | Öffentliche Verwaltung | Privatwirtschaft |
| Versionen | XRechnung 3.0 | ZUGFeRD 2.3 |
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Wahl hängt von den Geschäftspartnern und deren Präferenzen ab. Viele Softwarelösungen unterstützen beide Formate parallel. Die technische Validierung prüft die Vollständigkeit und Korrektheit der Pflichtfelder gemäß Standard. Dazu gehören Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Verkäufer- und Käuferangaben, Steuerinformationen und Rechnungsbeträge.
Wichtige technische Aspekte bei der Implementierung:
- Sichere Übertragungswege wie E-Mail mit Verschlüsselung oder EDI-Anbindung
- Automatische Prüfung auf Formatkonformität beim Eingang
- Revisionssichere Archivierung für zehn Jahre gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht
- Schnittstellen zu Warenwirtschaft und Zahlungsverkehr
- Protokollierung aller Verarbeitungsschritte für Nachvollziehbarkeit
Implementierung und Übergangsfrist
Die gestaffelte Einführung gibt Unternehmen Zeit zur Vorbereitung. Ab 2025 besteht Empfangspflicht für alle Unternehmen. Die Versandpflicht gilt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Während der Übergangszeit bleiben Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Für eine erfolgreiche Implementierung empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Zunächst Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse und Identifikation der Anforderungen. Dann Auswahl und Testbetrieb der Software mit ausgewählten Geschäftspartnern. Anschließend Schulung der Mitarbeiter in Buchhaltung und Vertrieb. Schrittweise Umstellung der Lieferanten und Kunden auf E-Rechnung. Etablierung von Prozessen für Ausnahmefälle und Fehlerbehebung.
Die Investition in geeignete Software zahlt sich durch Effizienzgewinne aus. Durchlaufzeiten verkürzen sich, Skontofristen können besser genutzt werden, Lagerkosten für Papierarchive entfallen. Die Prozesskosten pro Rechnung sinken deutlich. Zudem verbessert sich die Datenqualität für Auswertungen und Controlling. Unternehmen sollten die Übergangszeit nutzen, um ihre Systeme rechtzeitig einzurichten und Erfahrungen zu sammeln.
Häufig gestellte Fragen
Muss jedes Unternehmen E-Rechnungen versenden?
Ja, ab 2027 oder 2028 je nach Umsatz. Der Empfang ist bereits ab 2025 verpflichtend für alle inländischen B2B-Geschäfte.
Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Einfache PDF-Rechnungen gelten nicht als E-Rechnungen. Sie sind nur in der Übergangszeit mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Welches Format ist besser: XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide sind gleichwertig und gesetzeskonform. ZUGFeRD bietet den Vorteil der direkten Lesbarkeit als PDF, XRechnung ist kompakter.
Brauche ich neue Software?
Das hängt von Ihrer aktuellen Lösung ab. Viele Anbieter haben Updates bereitgestellt. Prüfen Sie die E-Rechnungsfähigkeit Ihrer Software.
Wie lange müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Zehn Jahre in unveränderter Form gemäß den GoBD-Richtlinien. Die Archivierung muss revisionssicher erfolgen.
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